为了减少纸张的使用，香港联合交易所（“联交所”）将自2023年12月31日起，强制要求上市发行人以电子方式向其证券持有人发送公司通讯。发行人应检查其组织章程文件，以确定其是否可能包含限制遵守这一新规定的条款。
根据联交所刊发的有关扩大无纸化上市机制的咨询总结，《上市规则》将进行多项修订。
此次修订中的其他关键变动包括：强制规定全部以电子方式向联交所提交文件；从提交要求中删去50多种不同的文件；将某些提交文件中包含的责任编入《上市规则》和指引材料中。
过渡安排
如果2023年12月31日之前上市的发行人需要修改其组织章程文件，以便根据修订后的《上市规则》以电子方式发送公司通讯，以下过渡安排将适用：
- 不受适用法律及法规禁止遵守相关经修订《上市规则》条文的发行人，可于其在2023年12月31日后首次举行的股东周年大会之前对其组织章程文件作出所须变更；
- 受适用法律及法规限制的发行人，则须于适用法律及法规删除相关限制之日后首次举行的股东周年大会之前对其组织章程文件作出所须变更。
此外，为推动上述电子发送的要求，《上市规则》也进行了一些修改，使发行人能够依赖默示同意以遵守新规定。
正如我们在此次咨询开始时发布的法律动态中所讨论的，香港现行公司法不允许按照股东默示同意的原则向其发送电子通讯。
联交所将与有关方面合作，共同考虑是否容许在香港注册成立的上市发行人通过默示同意以电子方式发送公司通讯。
强制规定全部以电子方式提交文件
新规定生效日之后，除《上市规则》另有规定外，发行人须全部通过电邮或HKEX-ESS系统（或适用于结构性产品的SPRINTS平台），以电子方式向联交所提交文件。
联交所将设立一个新的网上发行人平台（“发行人平台”），作为发行人与联交所进行双向沟通的指定渠道。鉴于现时已有多个用于处理上市事宜的网上平台（包括HKEX-ESS、DION及FINI），联交所表示将考虑整合其所有网上平台并简化及／或重新编排应用指引。
另外，联交所会与公司注册处研究招股章程授权及登记程序数码化的建议，并会向市场发出指引解释最终的安排。
将相关责任编入《上市规则》
列于各种声明、承诺及确认的责任现被编纳成规，使原来的合同义务成为新的《上市规则》要求。
例如，董事承诺（一般称作B／H／I表格，在委任董事后向联交所提交）现已成为新的《上市规则》第3.09B至3.09E条。值得注意的是，《上市规则》第3.09C(2)条规定：“上市发行人的每名董事出任发行人董事时以及停止担任发行人董事后均须在任何调查中给予合作……包括及时及坦白地答复向其提出的任何问题，及时地提供任何有关文件的正本或副本，并出席其被要求出席的任何会议或听证会。”
要点
鉴于《上市规则》的大量变更，我们建议寻求上市／已经上市的发行人就其合规影响咨询律师并做出必要的安排。
